¿Qué es una política de capitalización?

¿Qué es una política de capitalización?

En contabilidad, normalmente se tratan las compras grandes o los artículos con una vida útil de más de un año (como un lavavajillas o muebles) como un gasto de capital. Esto significa que, aunque lo haya pagado este año, tendrá que deducir el costo durante muchos años (esto se llama depreciación, puede obtener más información al respecto aquí). Por ejemplo, supongamos que ha comprado un sofá que utiliza exclusivamente para su negocio de cuidado infantil por un precio de $700. Aunque lo haya pagado este año, sólo podría deducir $100 al año a lo largo de siete años. Aunque lo haya pagado este año, sólo podrá deducir $100 al año durante siete años. Eso significa que, aunque haya gastado el dinero este año, pagará impuestos adicionales por él.

Esto supondría un verdadero dolor de cabeza para las pequeñas empresas, por lo que el IRS creó un "puerto seguro" que proporciona una excepción, si usted tiene una política de capitalización en su lugar. Con una política de capitalización, puede decir que cualquier artículo que compre que cueste menos de $2,500 puede ser tratado como un gasto del año en curso, incluso si tiene una vida de más de un año. En otras palabras, la política le permite omitir la depreciación de los artículos de menos de $2,500 y deducirlos este año, manteniendo sus impuestos más bajos.

Cómo crear una política de capitalización para su negocio

Por lo general, la mayoría de las pequeñas empresas optan por crear una política de capitalización en el límite más alto: $2,500. Puede establecerlo más bajo, pero este nivel le permite la mayor ventaja en sus impuestos y en su contabilidad.

Crear una política es muy sencillo y solo requiere tres pasos:

Paso 1: Crear la política

En una política de capitalización deben incluirse los siguientes elementos:

•  Propósito: Establecer claramente el propósito de la política de capitalización, que en este caso es establecer el costo mínimo (monto de capitalización) para registrar los activos de capital en los estados financieros anuales de la empresa.

• Definición de Activo de Capital: Proporcione una definición clara de lo que constituye un "Activo de Capital". Por lo general, querrá incluir artículos con una vida útil de más de un año y un costo de $ 2,500 o más.

• Umbrales de capitalización: establezca el monto del umbral para la capitalización mínima, generalmente $2,500.

• Método y procedimiento de capitalización: Describa el método y el procedimiento para capitalizar activos.

• Mantenimiento de registros: especifique los requisitos de mantenimiento de registros.

A continuación, se muestra un ejemplo de una política de capitalización:

1. Objetivo: El objetivo de esta política es establecer directrices para el registro de los activos de capital en los estados financieros de la empresa, asegurando un tratamiento coherente y adecuado de estos activos.

2.  Definición de activos de capital: Un activo de capital se define como un activo tangible (como un artículo físico comprado, como un refrigerador) o intangible que cumple con los siguientes criterios:

   •    Tiene una vida útil que se extiende más allá de los 12 meses.

   •    Fue adquirido o producido por un costo superior a $2,500.

3.  Umbrales de capitalización: El umbral de capitalización se fijará en $2,500. Todos los activos que alcancen o superen este costo deben capitalizarse, mientras que los activos por debajo de este umbral se contabilizarán como gastos durante el año en que se compraron.

4.  Metodología y procedimientos de capitalización: Los activos de capital se enumerarán en los registros al precio por el que fueron comprados, que incluye todos los costos necesarios para tenerlos listos para su uso. Si un activo tangible cuesta menos de una cierta cantidad, se contará como un gasto en los registros financieros en el año en que se compró.

5.  Depreciación y amortización: Los activos de capital que se desgasten con el tiempo tendrán su valor repartido a lo largo de su vida útil estimada utilizando métodos de depreciación estándar. La cantidad que pierde valor cada año se anotará en los registros financieros de manera regular y organizada.

6.  Mantenimiento de registros: Toda la documentación de respaldo, incluidas facturas, contratos y registros financieros relevantes, que validen el costo total de los activos de capital, debe conservarse durante un mínimo de cuatro años a partir de la fecha en que se enajena el activo.

7.  Revisión y cumplimiento: Esta política de capitalización se revisará periódicamente para asegurar su pertinencia y efectividad.

Paso 2: Firmar y fechar la política

Firme en la parte inferior de la política. Es importante tenerlo como registro en caso de una auditoría del IRS, por lo que incluso si usted es un propietario único con usted como único empleado, aún debe firmarlo.

Paso 3: Presente su política

Guarde una copia impresa y electrónica de la política, en caso de que la necesite en una auditoría. Esto puede ser tan simple como guardar una copia impresa en sus archivos y tomarle una foto para una versión digital.

Aunque puedan parecer algunos pasos adicionales, la creación de una política de capitalización le permitirá gastar legalmente muchos más artículos y tener una razón clara para hacerlo si alguna vez es auditado por el IRS.